Ayuda Manejador de datos de congresos

Sistema de controles

El diseño del Manejador de datos de congresos tiene un sencillo sistema de controles. Para el manejo de la aplicación cuenta con dos categorías de tareas principales: Sistema y Congresos. (Ver Figura 1)

• Sistema.
• Conexión: Botón para mostrar el cuadro de dialogo con los parámetros para establecer la conexión con el servidor de base de datos. Si actualmente no hay conexion establecida el botón muestra una etiqueta con la leyendo NO en rojo, en caso contrario muestra una etiqueta con la leyendo SI.
• Ayuda: Muestra la ventana de ayuda.
• Acerca de: Muestra el cuadro de dialogo Acerca de, del programa.
• Salir: Cierra el programa.
• Congresos.
• Crear registro: Botón para crear un nuevo registro para un congreso.
• NOTA A medida que se vayan creando congresos en esta área se irán agregando botones, uno por cada congreso existente, cuya función será abrir el area de datos del congreso respectivo.

Figura 1: Controles básicos del programa.

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Conexión con el servidor

Antes de poder crear y trabajar con registros debe establecer la conexión con el servidor de base de datos. Solo necesitara establecer la conexión una vez, posteriormente el programa recordara los parámetros de conexión y establecerá la conexión autom´ticamente al iniciar.

• Para establecer la conexión. (Ver Figura 2)
• Paso 1 Haga click en el botón Conexión.
• Paso 2 Ingrese los parámetros solicitados en la ventana: Conexión al servidor
  A) Debe ingresar la dirección IP de la maquina en la cual corre el servidor MySQL, en caso de que sea la misma máquina en la que está ejecutando el programa la IP debe ser 127.0.0.1
  B) Debe ingresar el puerto de escucha del servidor, por default dicho puerto es el 3306, solo debe cambiarlo si el servidor MySQL ha sido configurado con un numero de puerto diferente.
  C) Debe ingresar el nombre de usuario con acceso al servidor MySQL y con permisos de uso de la base de datos que utiliza el programa.
  D) Debe ingresar el password correspondiente al usuario indicado en el paso anterior.
• Paso 3 Haga click en el botón Conectar Si la conexión se estableció con éxito el programa recordara los parámetros para conectarse automáticamente al iniciar en ocasiones posteriores.
• NOTA Si tiene dudas o desconoce alguno de estos parámetros consulte al administrador del servidor de base de datos.

Figura 2: Pasos para establecer la
conexión con el servidor.

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Crear un congreso nuevo

• Pasos para crear un nuevo registro de congreso nuevo: (Ver Figura 3)
• Paso 1 Haga click en el botón Crear Registro en los controles de congresos.
• Paso 2 Ingrese los datos generales del congreso: Titulo, Tema, Sede, Fechas Inicial y Final.
• Paso 3 Haga click en Guardar Datos
• NOTA 1 Si no hay datos inválidos (texto que rebasa la longitud de caracteres permitida o fechas en formato invalido) se creara el registro del congreso y se agregara un botón con el nombre del congreso en los controles de congresos.
• NOTA 2 Una vez que se haya guardado el registro del congreso podrá agregar datos en las otras secciones: Personal Staff, Eventos, Ponentes y sus trabajos, Asistentes.
• NOTA 3 Si desea eliminar el registro de un congreso puede hacerlo desde esta sección con el botón Eliminar registro, si lo hace esto borrara los datos de todas las secciones del congreso completamente y no se podrá revertir (Ver Figura 4).

Figura 3: Pasos para crear un nuevo registro de congreso.

Figura 4: Para eliminar el registro de un congreso.

El programa trata a cada congreso existente en un área de controles auto contenida en la cual se manejan todos los datos en secciones. (Ver Figura 5)

• Secciones
• Datos generales En esta sección se guardan los datos generales del congreso:
  Titulo, Tema, Sede, Fechas Inicial y Final
• Personal Staff Ver tema siguiente
• Eventos Ver tema Eventos de un congreso
• Ponentes y sus trabajos Ver tema Ponentes de un congreso
• Asistentes Ver tema Asistentes de un congreso

Figura 5: Área de controles de congreso.

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Personal de un congreso

En esta sección se manejan los datos de personal del congreso respectivo: organizadores, coordinadores, directivos, auxiliares, edecanes etc. Los datos se manejan en una tabla donde cada fila de la tabla corresponde al registro de una persona, cada registro posee datos personales y los datos referentes a la función de la persona.

• Funciones de esta sección (Ver Figura 6)
• Agregar una persona
• Paso 1 Haga click en el botón Agregar. Se agregara una fila en la tabla.
• Paso 2 Llene todos los campos de la fila agregada con los datos respectivos
• Paso 3 Haga click en el botón Guardar.
  Si no hay datos incorrectos se guardara el nuevo registro
• Importar una persona Ver tema Importar personas
• Quitar una persona
• Paso 1 Seleccione la fila de la persona que desea quitar.
• Paso 2 Haga click en el botón Quitar.
• Actualizar datos de una persona Para actualizar datos de alguna persona solo edite directamente sobre la fila correspondiente los nuevos datos y al terminar haga click en el botón Guardar. El botón Guardar valida los datos y guarda tanto registros nuevos como cambios editados en registros existentes.
• Imprimir datos Ver tema Imprimir datos
• Exportar a CSV Ver tema Exportar a CSV

Figura 6: Sección personal (staff).

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Eventos de un congreso

En esta sección se manejan los eventos programados para el congreso. Los datos se manejan en una tabla donde cada fila de la tabla corresponde al registro de un evento.

• Funciones de esta sección (Ver Figura 7)
• Agregar un evento
• Paso 1 Haga click en el botón Agregar. Se agregara una fila en la tabla.
• Paso 2 Llene todos los campos de la fila agregada con los datos respectivos
  NOTA: El campo Fecha y Hora debe tener el formato DD-MM-AAAA HH:MM
• Paso 3 Haga click en el botón Guardar.
  Si no hay datos incorrectos se guardara el nuevo registro
• Quitar un evento
• Paso 1 Seleccione la fila del evento que desea quitar.
• Paso 2 Haga click en el botón Quitar.
• Actualizar datos de un evento Para actualizar datos de algún evento solo edite directamente sobre la fila correspondiente los nuevos datos y al terminar haga click en el botón Guardar. El botón Guardar valida los datos y guarda tanto registros nuevos como cambios editados en registros existentes.
• Imprimir datos Ver tema Imprimir datos
• Exportar a CSV Ver tema Exportar a CSV

Figura 7: Sección eventos.

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Ponentes de un congreso

En esta sección se manejan los datos de ponentes del congreso. Los datos se manejan en una tabla donde cada fila de la tabla corresponde al registro de un ponente, cada registro posee datos personales y los datos referentes al trabajo de la persona.

• Funciones de esta sección (Ver Figura 8)
• Agregar un ponente
• Paso 1 Haga click en el botón Agregar. Se agregara una fila en la tabla.
• Paso 2 Llene todos los campos de la fila agregada con los datos respectivos
  NOTA Esta sección tiene campos de datos especiales: Individual y Asistencia confirmada, son campos que guardan un sí-no en la tabla aparecen como una casilla de selección solo debe activarla con un click; Evento al darle click aparece como una lista desplegable, las opciones de la lista serán los eventos dados de alta en la sección eventos; Recibido y Trabajo aceptado son datos de fecha debe tener el formato DD-MM-AAAA. (Ver Figura 9)
• Paso 3 Haga click en el botón Guardar.
  Si no hay datos incorrectos se guardara el nuevo registro
• Importar una persona como ponente Ver tema Importar personas
• Quitar una ponente
• Paso 1 Seleccione la fila del ponente que desea quitar.
• Paso 2 Haga click en el botón Quitar.
• Actualizar datos de un ponente Para actualizar datos de algun ponente solo edite directamente sobre la fila correspondiente los nuevos datos y al terminar haga click en el boton Guardar. El boton Guardar valida los datos y guarda tanto registros nuevos como cambios editados en registros existentes.
• Imprimir datos Ver tema Imprimir datos
• Exportar a CSV Ver tema Exportar a CSV

Figura 8: Sección ponentes y sus trabajos.

Figura 9: Campos ponentes y sus trabajos.

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Asistentes de un congreso

En esta sección se manejan los datos de Asistentes. Los datos se manejan en una tabla donde cada fila de la tabla corresponde al registro de una persona, cada registro posee datos personales y datos de asistencia a cada evento en particular.

• Funciones de esta seccion (Ver Figura 10)
• Agregar una persona
• Paso 1 Haga click en el botón Agregar. Se agregara una fila en la tabla.
• Paso 2 Llene todos los campos de la fila agregada con los datos respectivos
  NOTA: Además de los datos personales existirá un campo por cada evento dado de alta en la sección eventos, esta campo es del tipo si-no y aparecerá como una casilla de selección.
• Paso 3 Haga click en el botón Guardar.
  Si no hay datos incorrectos se guardara el nuevo registro
• Importar una persona Ver tema Importar personas
• Quitar una persona
• Paso 1 Seleccione la fila de la persona que desea quitar.
• Paso 2 Haga click en el botón Quitar.
• Actualizar datos de una persona Para actualizar datos de alguna persona solo edite directamente sobre la fila correspondiente los nuevos datos y al terminar haga click en el botón Guardar. El botón Guardar valida los datos y guarda tanto registros nuevos como cambios editados en registros existentes.
• Imprimir datos Ver tema Imprimir datos
• Exportar a CSV Ver tema Exportar a CSV

Figura 10: Sección Asistentes.

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Importar personas

En las secciones: Personal staff, Ponentes y sus trabajos y Asistentes existe el botón Importar. Este botón importa datos de personas que ya estén registradas en la base de datos. El registro puede haber sido realizado desde cualquier otra sección o incluso desde el registro de otro congreso. Esto es útil ya que los datos de una persona se registran una sola vez y pueden ser reutilizados para otras secciones o para congresos nuevos.

Por ejemplo: si usted registro a Juan López en la seccion Personal pero sucede que Juan López también es uno de los ponentes no es necesario que vuelva a registrar sus datos personales, en la sección Ponentes solo debe importar los datos de Juan López.

• Importar una persona (Ver Figura 11)
• Paso 1 Haga click en el botón Importar de la sección correspondiente. Aparecerá un cuadro de dialogo
• Paso 2 En el cuadro de dialogo indique al menos uno de los siguientes datos: nombre, apellido paterno, apellido materno. Correspondientes a la persona que desea importar.
• Paso 3 Haga click en el botón Buscar.
  El programa buscara en la base de datos a las personas que correspondan con los datos ingresados. El programa mostrara en una tabla los registros de las personas encontradas. Si el programa no encontró ninguna persona asegúrese de haber escrito bien los datos o pruebe buscando solo por nombre o solo por apellido.
• Paso 4 Si encontró la persona deseada para importarla debe dar doble click en la fila donde se muestra el registro de esa persona.
• Paso 5 Las acciones anteriores solo importaran los datos personales, dependiendo de la sección desde la cual ordeno importar usted deberá completar los datos necesarios: en Personal debera indicar cargo y actividades; en Ponentes deberá indicar los datos del trabajo; en Asistentes deberá indicar las asistencia a eventos particulares.

Figura 11: Cuadro de dialogo Importar persona.

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Imprimir datos

A excepción de la sección Datos generales todas las secciones incluyen el botón Imprimir. Con este botón puede imprimir los datos de la seccion correspondiente, al enviar a imprimir cualquier tabla se imprimirán los datos de acuerdo al formato correspondiente (Ver Figura 12), tenga en cuenta que el formato está elaborado para una hoja tamaño carta

Figura 12: Formatos para imprimir datos.
(Las muestra de la imagen son representaciones reducidas el tamaño real es hoja carta)

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Exportar a CSV

A excepción de la sección Datos generales todas las secciones incluyen el botón Exportar a CSV. Con este botón puede exportar los datos de la sección correspondiente al formato de archivo CSV (Ver Figura 13). Esto es útil ya que el formato CSV es un formato reconocido por gran cantidad de aplicaciones, por ejemplo MS Excel. Así podrá abrir las tablas de datos en otro programas si así lo requiere.

Figura 13: Cuadro de dialogo para exportar a CSV.
(Puede seleccionar únicamente las columnas que desee exportar)

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